Penggunaan RUMUS Menghitung WAKTU Pada Microsoft Excel

Untuk melakukan perhitungan waktu baik hari, bulan, maupun tahun anda dapat menggunakan fungsi Date dari Microsoft Excel. Fungsi date memiliki 3 buah parameter yaitu year, month dan day.

Pada posting kali ini saya akan memberikan tips dan contoh kasus penggunaan fungsi Date menggunakan Microsoft Excel untuk perhitungan waktu yang akan datang.

Sebagai contoh kasus adalah menentukan waktu kadaluarsa dari suatu barang berdasarkan tanggal produksi barang tersebut. Misalnya suatu barang diproduksi pada tangga 2 Januari 2009 akan kadaluarsa pada satu tahun yang akan datang yaitu 2 Januari 2010.

Kita akan membuat tabel di excel dengan kolom-kolom Nomor, Nama Barang, Tanggal Produksi dan Tanggal Kadaluarsa. Misalkan judul kolom Nomor ada di A1, Nama Barang di B1, Tanggal Produksi di C1 dan Tanggal Kadaluarsa di D1.

Kolom Nomor diisi nomor urut, kolom Nama Barang diisi nama barang, kolom Tanggal Produksi diisi tanggal produksi dan kolom Tanggal Kadaluarsa di cell D2 diisi rumus

=DATE(YEAR(C2)+1,MONTH(C2),DAY(C2))

Keterangan rumus:

Rumus di atas adalah untuk menghitung satu tahun dari tanggal produksi dengan parameter:

·                     YEAR(C2)+1 adalah menghitung 1 tahun dari tanggal produksi.

·                     MONTH(C2) adalah menentukan bulan kadaluarsa sesuai dengan bulan produksi.

·                     DAY(C2) adalah menentukan hari kadaluarsa sesuai dengan hari produksi.

Jika waktu kadaluarsa bukan 1 tahun melainkan 6 bulan, maka rumus pada kolom Tanggal kadaluarsa diubah menjadi: =DATE(YEAR(C2),MONTH(C2)+6,DAY(C2)). Pada rumus yang baru ini parameter tahun tidak ditambah 1 melainkan parameter bulan yang ditambah 6.

Begitu juga jika waktu kadaluarsa ditentukan dalam satuan hari misalnya 200 hari, maka rumus pada kolom tanggal kadaluarsa adalah: =DATE(YEAR(C2),MONTH(C2),DAY(C2)+200)

                                                                                                                         Download contoh file Excel

Sumber :

http://www.ilmusoftware.com/2010/09/rumus-hitung-waktu-di-excel.html

Read more »

Posted in: Ms.Office Exel

Cara Membuat Mail Merge Microsoft Office 2010

Merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Selain itu mail merge juga diasa dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (biasa disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dikirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

mail merge ms. 2007

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

1. Membuat atau Menyimpan Dokumen Utama Mail Merge

1)        Buka dokumen word dengan kik tombol New,

2)        Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,

3)        Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan,

4)        Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan  langkah-langkah berikut.

• Klik  Maillings
• Klik tombol Start Mail Merge
• Klik tombol Letter

2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge

Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :

1)        Buka dokumen word dengan  klik tombol  Select Recepients

2)        Kemudian akan  muncul layar seperti dibawah  ini!

3)        Halaman diatas telah diisi dengan data seperti yang akan dikirim.  Sebelum memeasukkan data seperti diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient information dengan cara menge KLIK TOMBOL New Entry. Akan muncul layar seperti dibawah!

4)   Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.

5)   Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menge-save data. Pilih tempat untuk menyimpan.

3. Menggabungkan Main Documen Surat Mail Merge dengan Data Source

1)      Buka dokumen  surat mail merge (Surat Undangan).

2)      Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam  membuka file data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah.

3)      Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih letters, karena yang akan dibuat adalah mail merge, bukan berupa E-meil messages, Envelopes, Labels dan Directory. Kemudian pilih Use the current documents, karena dokument master telah dibuat.

4)      Pilih “Select a different list…” untuk menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim.

5)      Atau pilih Edit recipient list… untuk mengedit kembali data alamat yang akan dikirim.

4. Menyisipkan Data Source ke Dalam Main Document Surat

1)      Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.

2)      Klik tab Mailings

3)      Klik tombol Insert Merge Field

4)      Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.

1)      Klik tab Mailings

2)      Klik tombol Preview Results

3)      Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan.

Read more »

Posted in: Modul Pembelajaran , Ms.Office Exel , Ms.Office Word 2007

Fungsi ISERROR Pada Excel

Ketika membagi suatu angka atau membandingkan antara angka yang satu dengan angka lainnya bukan angka lagi yang muncul tapi justru tulisan #DIV/0!.

Hal tersebut kadang mengganggu dalam pengolahan data, nah hal itu dapat diatasi dengan menggabungkan Fungsi Logika yaitu Fungsi IF dengan Fungsi Informasi yaitu Fungsi Iserror.

Penggabungan ini untuk mengatasi jika perbandingan yang ada terdapat angka 0 (nol), dan biasanya #DIV/0! karena angka yang menjadi Pembanding itu 0 (nol).

Contohnya seperti gambar berikut:

Dari contoh diatas pada kolom F terdapat pesan #DIV/0! pada sel F13 dan seterusnya sebab ada data yang masih kosong yang belum terisi sementara formulanya telah ada.

Cara menggunakan rumusnya agar hilang pesan #DIV/0! adalah sebagai berikut:

Masukkan rumus pada sel F5 yang tadinya =(E5/D5)*1000) menjadi =IF(ISERROR(E5/D5);"";(E5/D5)*1000)

Maka hasil dari formula yang belum ada datanya akan tetap kelihatan kosong. pada kolom F yang belum teisi datanya.

Yang artinya jika rumus =(E5/D5)*1000) menghasilkan error maka tampilkan angka 0, tapi jika tidak error tampilkan hasil perhitungan =(E5/D5)*1000).

Untuk melihat contoh gambar diatas Anda dapat mendowload filenya disini.

 Catatan Saat Mendownload:

1. Klik Link = disini.

2. Copi Pastekan Alamat LINK yang  nomor 1

3. Klik SKIP diPojok Kana Atas ...

4. Silahkan Lanjutin ....terserah Anda ....TQ

Selamat mencoba....

Read more »

Posted in: Modul Pembelajaran , Ms.Office Exel

Cara Membuat Alert Teks Dalam Excel 2007

Teks alert dalam microsoft office excel 2007 adalah satu satu cara untuk mengetahui valid atau benar data  Data Validation adalah teknik untuk menghindari input data tidak valid pada cell yang sudah ditetapkan dengan kata atau jumlah digit tertentu.

Teknik ini sangat bagus dipergunakan pada kolom tertentu untuk menjaga keakuratan pekerjaan pada saat menginput data. Contoh: Umpama kita sudah menetapkan lima (5) digit pada kolom tertentu dan apabila kita tanpa sengaja memasukan kuang atau lebih dari lima maka data yang diinput pada kolom tersebut akan ditolak. Untuk memudahkan mengerti bahasan ini coba praktekan seperti langkah-langkah berikut ini pada worksheet Excel 2007.

Langkah-langkah membuat alert teks dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Aktifkan Excel 2007

2. Buatkan File Excel 2007 dengan tabel seperti berikut ini sebagai contohnya

3. Pilih Data pada Menu

4. Klick Data Validation pada Data Menu

5. Klick Data Validation lalu expand

6. Pada tab setting list box

    Text lenght : Banyak digit yang ditetapkan pada kolom tersebut

    Equal : Sama dengan

    5 :Banyaknya lima digit

Pilihan yang ditetapkan di atas hanya sebagai contoh saja.

7. Pada tab input message: untuk memasukan pesan yang akan muncul khusus pada kolom yang ditetapkan.

 

Bentuk tampilan dari kalimat yang di tulis pada input message di atas

8. Pada tab Error Alert : Masukan pesan yang akan muncul apabila salah memasukan jumlah digit sesuai dengan yang ditetapkan sebelumnya.

 9. Klick Ok

Tampilan yang akan muncul apabila salah memasukan data pada kolom yang sudah di tetapkan seperti berikut ini dan untuk memperbaiki kembali kesalahan input data pilih Cancel.

Semoga bermanfaat

Read more: http://bangahyar.blogspot.com/2011/07/cara-membuat-teks-alert-dalam-excel.html

Read more »

Posted in: Ms.Office Exel

Cara Cepat Mencari dan Mengganti Teks atau Angka Secara Otomatis Dalam Excel 2007

Bagi Sobat yang belum bisa mencari atau mengganti text secara otomatis tanpa harus ngutak atik sana sini, hari ini saatnya keahlian Sobat akan bertambah satu lagi dengan tips yang diberikan berikut ini. Artikel ini saya buat karena merasa terpanggil dari pengalaman teman saya yang sudah senior dari saya namun belum mampu memanfaatkan tool yang tersedia pada Excel untuk mencari teks atau angka secara otomatis khususnya dalam Microsoft Office Excel dan Word. Bagi Lenga yang sudah bisa saya ucapkan selamat atas kreatifnya.

Cara mencari text secara otomatis langkah-langkahnya seperti ini:

1. Klick Home pada Menu
2. Block Kolom tempat data yang ingin dicari
3. Pilih Find & Replace

4. Masukan Text yang ingin dicari pada Find What
5. Klick Find All

6. Klick Close apabila data yang dicari hanya satu saja dan sudah ditemukan.
7. Klick Find Next apabila masih data yang ingin dicari lagi

Gampang kan. Gunakan sarana yang dimiliki dengan maksimal dan jangan pernah takut salah karena kesalahan tersebut adalah awal dari kehebatan. 

Maaf bukannya menggurui akan tetapi hanya sekedar mengingatkan antara sesama sebagai wujud menjalin silaturahim sehingga kehidupan yang kita jalani akan lebih bermakna dan berharga.

Semoga bermanfaat

Read more »

Posted in: Ms.Office Exel

Cara Membuat Grafik Dalam Microsoft Office Excel 2007

Artikel ini akan membahas tentang 2 macam metode yang dapat ditempuh untuk membuat Chart atau grafik menggunakan Excel 2007. Namun sebelum masuk pada detail langkahnya, buatkan terlebih tabel sebagai sumber data yang akan dibuatkan grafiknya. Cara membuat tabel grafik ini sama dengan membuat tabel data lainnya pada Excel sheet. Tabel yang akan digunakan sebagai ilustrasi bahasan ini akan digunakan tabel berikut ini.

Tabel yang dibuat ini akan dijadikan sebagai tabel sumber data membuat Grafik. Namun untuk menghindari salah tafsir pada bahasan cara membuat grafik di sini, datanya perlu ditetapkan terlebih dahulu. Data yang akan digunakan sebagai ilustrasi membuat grafik di sini adalah data jumlah siswa LK dan PR berdasarkan Tahun. Di atas telah disinggung bahwa cara membuat grafik pada bahasan ini terdiri dari macam langkah yaitu:

Metode pertama untuk membuat grafik menggunakan Excel 2007 sebagai berikut:

1. Klick Insert pada Men
2. Block data yang akan dibuatkan grafik.
3. Pilih Column pada Menu insert

4. Pilih tipe grafik atau chart yang diinginkan lalu klick

Dengan 4 langkah yang dilakukan di atas data Tahun belum masuk pada data grafik. Untuk memasukan data Tahun, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Klick kanan pada form grafik
2. Pilih select data
3. Klick edit pada Horizontal (catgory) Axis Labels

4. Tuliskan atau masukan cell sumber data sebagai data axis grafiknya. Data Axisnya adalah. =Sheet1!$A$3:$A$7

5. Klick OK pada Axis label
6. Klick Ok pada Select data Source

Sedangkan metode kedua, untuk membuat grafik pada Excel 2007 hampir sama dengan cara pertama. Perbedaannya, kalau cara kedua sumber data grafiknya tidak diblock terlebih dahulu sehingga yang muncul nanti hanya form grafik blank atau kosong. Langkah-langkah untuk memasukan datanya sebagai berikut:

1. Klick Insert pada Menu
2. Klick Column pada Insert Menu
3. Klick Kanan pada Form Grafik Blank atau kosong

4. Pilih Select data
5. Tuliskan formula sesuai dengan lokasi cell sumber data di Chart data range pada form select data Source. Chart Data Range adalah sumber data yang akan digambarkan atau ditampilkan dalam bentuk grafik. Chart data Range di sini adalah jumlah LK dan PR. Jadi data Sourcenya adalah =Sheet1!$B$2:$C$7

6. Klick edit pada horizontal (catagory) Axis labes
7. Masukan data pada Axis label Ranges. Axis label rangenya adalah data yang menggambarkan Chart Data Range. Jadi Axis label range di sini adalah =Sheet1!$A$3:$A$7

8. Klick OK pada Axis label

9. Klick Ok pada Select data Source

Tidak terlalu sulitkan caranya ?.

Sedangkan cara menampilkan data label grafik silahkan membaca tutorialnya di sini

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

Read more »

Posted in: Ms.Office Exel

Cara Menghitung Character Menggunakan Excel 2007

Manusia memiliki kuadrat kelebihan dan kekurangan yang tidak bisa dipungkuri karena itu adalah pemberian tuhan yang harus disyukuri. Namun walaupun demikian tuhan masih memberi jalan keluar yang terbaik kepada umatnya agar membina dan menjalin silaturahim untuk berbagi saling mengisi antara sesama.

Sepertinya hal itu berlaku di era perkembangan teknologi dewasa ini yang semakin canggih kadang ada hal terlewatkan akibat keterbatasan keterampilan dan kemampuan. Namun keterbatasan bukan merupakan titik akhir untuk tidak bisa mengejar yang sudah lebih dulu menguasai seperti halnya kecanggihan yang ada pada microsoft office Excel 2007.

Oleh kebanyakan orang Microsoft Excel dikenal memiliki fungsi dominan untuk menghitung berupa angka seperti penjumlahan, perkalian, dan lain-lalin. Namun selain itu keunggulan microsoft office Excel juga dapat dipergunakan untuk menghitung character atau huruf dengan memanfaatkan formula COUNTIFS.

Cara menghitung character atau abjad menggunakan fungsi Countifs dalam microsoft office excel dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut, yaitu :

1. Klick Formulas pada Menu
2. Pilih More Functions

3. Pilih Statistical lalu expand Tab
4. Pada expand tab pilih Countifs. Setelah mengklick Countif akan muncul Form Function Arguments
5. Pada form Functions Argument isi:

• Critria Range 1 dengan kolom D row 2 sampai row 14 (D2:D14)
• Critria dengan Jenis yang ingin dihitung. Umpamanya ingin menghitung berapa banyak L pada kolom D dari tabel yang kita pelajari sekarang

6. Klick OK

Cara untuk menghitung caharater dalam microsoft office excel 2007 selain yang diuraikan di atas juga bisa dilakukan secara manual dengan menulis Formula atau rumus secara langsung pada Row yang diinginkan. Contoh penulisan Formulanya =COUNTIFS(D2:D14;"L")

Semoga artikel ini bermanfaat.

Read more »

Posted in: Ms.Office Exel

Menghitung Gaji Karyawan Secara Otomatis Menggunakan Excel 2007

Pada artikel ini akan diperkenalkan salah satu teknik pengolahan data yang efektif menggunakan Manajemen data yang akan dikemukakan kali ini adalah pengolahan data gaji karyawan/pegawai yang bekerja otomatis menampilkan data pada kolom dan baris menggunakan microsoft office excel.
Untuk membahas sekaligus mempraktekan materi ini dibutuhkan dua buah tabel Excel. Dua buah tabel ini nantinya akan saling berhubungan dan bergantungan satu sama lainnya untuk menghasilkan dan menampilkan data (database). Data yang akan tampil secara otomatis tersebut merupakan kombinasi dari beberapa dalam excel. Formula-formula yang akan dipergunakan pada materi ini yaitu If, Right, Mid, Left dan Vlookup. Untuk menunjang bekerjanya formula-formula tersebut kemudian dikombinasikan lagi dengan beberapa kode yang akan berfungsi mengelola data dari tabel sumber data. Kode ini dibuat hanya untuk efisiensi kata saja.

Untuk lebih mudah memahami materi yang dibahas di sini ikuti langkah-langkahnya berikut ini:

1. Buka Excel

2. Buat dua buah tableyang terdiri dari:

a. Tabel I. Tabel I yang terdiri dari beberapa kolom seperti berikut ini:

Kolom A 5: Kode

Kolom B 5: Nama Karyawan/Pegawai

Kolom C 5: Jabatan

Kolom D 5: Status

Kolom E 5: Gol (Golongan)

Kolom F 5: Gapok (Gaji Pokok)

Kolom G 5: Tunjangan

Kolom H 5: Astek

Kolom I 5: Gaji Bersih

b. Tabel II. Tabel II akan dipergunakan sebagai tabel sumber data untuk tabel I. 
Tabel dua ini terdiri dari 3 (tiga) kolom, yaitu:

Gol

Gapok

Tunjangan

3. Tetapkan Kode. Kode yang ditetapkan ini sebagai penunjang bekerjanya formula-formula untuk mengolah dan menampilkan data pada tabel I. Untuk materi ini akan pergunakan kode-kode berikut ini.  AKT, ADM, SAL, OPE dijadikan sebagai kode Jabatan Karyawan/Pegawai. Kode-kode ini akan beroperasi secara otomatis pada Tabel I kolom C (Jabatan) yang merupakan kombinasi dua formula yaitu formula If dan Left A dijadikan sebagaikode Golongan Keyawan/Pegawai. Kode ini akan berfungsi untuk menampilkan data pada tabel I kolom E Data yang tampil pada kolom E merupakan data yang bersumber dari tabel II dengan menggunakan formula MID K dijadikan sebagai kode Status Karyawan/pegawai. Kode ini merupakan sumber data kolom D. Formula yang dipergunakan untuk kode ini adalah IF

Karena materi ini menggunakan kombinasi formula, penulisan dapat dilakukan seperti berikut ini. 

Contoh: AKT-A-T.

Sedangkan pada tabel I, kolom yang disebutkan di bawah ini adalah hitungan yang lazimnya ditempuh dalam microsoft office excel. Kolom-kolom tersebut, yaitu:

Tunjangan yaitu 10% dari Gapok.
Astek adalah 2 % dari Gapok
Gaji Bersih adalah Gaji Pokok+Tunjangan+ Astek

4. Input/isi data tabel I kolom A dan B secara manual sesuai dengan Kode yang ditetapkan di atas. Teknik penulisannya lakukan seperti contoh pada langkah 3 di atas.

5.Pada kolom C 6 (Jabatan) input dengan formula berikut ini:

=IF(LEFT(A6;3)="AKT";"AKUNTANSI";IF(LEFT(A6;3)="ADM";"ADMINISTRASI";IF(LEFT(A6;3)="OPR";"OPERATOR";IF(LEFT(A6;3)="SAL";"SALESMAN";"MAAF, KODE ANDA SALAH"))))

6. Pada kolom D 6 (status) input dengan formula =IF(RIGHT(A6)="K";"Menikah";"Belum Nikah")

7. Pada kolom E 6 (Gol) input dengan formula =MID(A6;5;1)

8. Pada kolom F 6 (Gapok) input dengan formula =VLOOKUP(E6;G21:I23;2)

9. Pada kolom G 6 (Tunjangan) input dengan formula =10%*F6.

10. Pada kolom H 6 (Astek) input dengan formula =2%*F6

11. Pada kolom I 6 (Gaji Bersih) input dengan formula =F6+G6+H6

Untuk row (baris) berikutnya lakukan seperti yang ditempuh mulai step 4 sampai step 11 di atas. Apabila dilakukan dengan benar tabel akan tampak seperti di bawah ini. Dan apabila salah memasukan kode pada kolom A secara otomatis khususnya pada kolom C akan muncul pesan  “MAAF, KODE ANDA SALAH”

Semoga bermanfaat

Read more »

Posted in: Ms.Office Exel